Elektroniczny obieg dokumentów a tradycyjny model

System elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej przedsiębiorstw i mniejszych firm. Pozwala usprawnić pracę w firmie, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów i przyczynić się do wzrostu oszczędności. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Jakie ma zalety w porównaniu do tradycyjnego modelu ? Sprawdźmy!

Elektroniczny obieg dokumentów – co to takiego?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala rejestrować w systemie komputerowym dokumenty, które do tej pory miały tradycyjną, papierową postać. System elektronicznego obiegu dokumentów daje także możliwość tworzenia dokumentów z pominięciem ich papierowej formy – od razu w wersji elektronicznej. Jest przydatny m.in. przy akceptacji dokumentów zakupowych, rozliczaniu delegacji firmowych, weryfikacji wniosków urlopowych czy dekretacji faktur oraz innych, ważnych dokumentów.

Aby wprowadzić w firmie elektroniczny system zarządzania dokumentami, warto skorzystać z usług wykwalifikowanych firm, które mają wiedzę na ten temat i dysponują odpowiednimi narzędziami, takimi jak CRM (system służący do kontroli realizowanych procesów np. sprzedażowych).

(Więcej o obiegu dokumentów dla firmy dowiesz się na: https://www.baseline.pl/obieg-dokumentow/)

Elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów kontra model tradycyjny

Program CRM dla firm i elektroniczny obieg dokumentów mają szereg zalet w porównaniu do tradycyjnego, „papierowego” modelu. Oto najważniejsze z nich:

• Wzrost funkcjonalności w firmie – pracownicy różnych działów, którzy na co dzień pracują niezależnie od siebie, zwykle nie wiedzą, jakie struktury i porządki panują w innych departamentach, np. nie wiedzą, gdzie znajdują się umowy, faktury czy inne dokumenty. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów dostęp do najważniejszych informacji jest znacznie łatwiejszy i ustrukturyzowany.
• Wzrost bezpieczeństwa dokumentów – korzystanie z tradycyjnego obiegu dokumentów może powodować ryzyko zagubienia zapytań ofertowych czy faktur, a w konsekwencji – do zalegania z opłatami lub opóźnieniami w przygotowaniu ofert.
• Dostęp do bieżących informacji dla wszystkich pracowników firmy.
• Oszczędności – zmniejsza się ilość zużytego tuszu, liczba kartek potrzebnych do wydruków, a także zużycie urządzeń drukujących i innych akcesoriów biurowych.

Czy elektroniczny system zarządzania dokumentami może całkowicie zastąpić obieg tradycyjny?

Tradycyjny model oparty na „fizycznym” obiegu wydruków można zdecydowanie ograniczyć dzięki narzędziom, takim jak CRM dla firm i system elektronicznego obiegu dokumentów. Wiele zależy od osób decyzyjnych oraz kultury organizacji. Ważne są przede wszystkim: analiza problemów, odpowiedni plan, sprawne wdrożenie, szkolenie pracowników i konsekwencja. To zarząd oraz pracownicy mają wpływ na to, czy w organizacji przestaną pojawiać się papierowe wersje dokumentów.

Z elektronicznym obiegiem dokumentów nie mają problemów firmy informatyczne, międzynarodowe korporacje, ale także coraz więcej mniejszych, krajowych firm. Tam fizyczne wersje dokumentów można ograniczyć do absolutnego minimum. System elektronicznego obiegu dokumentów trudniej jest wprowadzić w organizacjach, w których biurokracja wiedzie prym od dekad. W związku z tym np. urzędy najczęściej opierają się systemom CRM. Najtrudniejsze wydaje się przekonanie pracowników do nowego podejścia do dokumentów. Mimo wszystko taki wysiłek się opłaca – dla samej organizacji, a także wygody pracowników i dla środowiska.