Archiwizacja akt osobowych krok po kroku – kompletny przewodnik

Akta osobowe to jedna z części dokumentacji pracowniczej, której przechowywanie nakazują pracodawcy przepisy Kodeksu pracy. W kolejnych akapitach znajdziesz kilka informacji na temat ich archiwizacji.

Archiwizacja akt osobowych krok po kroku – instrukcja

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest poprawna archiwizacja akt osobowych. Krok po kroku powinno wyglądać to w ten sposób:

Odpowiednie przygotowanie – miejsce, w którym będą archiwizowane dokumenty, powinno być zabezpieczone, aby niepowołane osoby nie miały dostępu do danych. Trzeba wyposażyć je także w odpowiednie regały, pudła archiwizacyjne, segregatory i teczki, koszulki na dokumenty, zakładki indeksujące.

W teczce powinna znaleźć się część A zawierająca dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie.

Kolejna część to część B, w której powinny być dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W teczce powinna znaleźć się także część C przeznaczona na dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Kolejna część to część D zawiera dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.

Ostatnia część to część E przeznaczona na dokumenty dotyczące różnego rodzaju kontroli jak na przykład kontrola trzeźwości.

Odpowiednio przygotowane akta należy umieścić w archiwum. Może być to archiwum tradycyjne lub cyfrowe. Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów w Warszawie, warto sprawdzić ofertę firmy HSM Recycling, która zajmuje się między innymi odpowiednim przygotowaniem archiwum cyfrowego, dbając o bezpieczeństwo danych.

Instrukcja archiwizacja dokumentów krok po kroku nie jest długa, ale trzeba pamiętać, że wykorzystanie tradycyjnej formy jest czasochłonne i wymaga sporo pracy. Wspomniane już archiwum cyfrowe usprawnia archiwizację i sprawia, że odnalezienie potrzebnych danych jest łatwiejsze.

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?

Jako pracodawca warto znać odpowiedź na pytanie: jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe? Aby ją uzyskać, trzeba zajrzeć do odpowiedniej ustawy. Dokumenty te powinny być przechowywane przez 10 lat od dnia zakończenia współpracy z pracownikiem. W ustawie znajdziesz nie tylko odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe, ale także informacje na temat obowiązujących terminów dotyczących innych ważnych dokumentów.

Pamiętaj, że brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do konsekwencji prawnych. Warto więc zadbać o ich profesjonalne przechowywanie.