Image by Louis from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest stosowany przez wielu przedsiębiorców w Polsce już od kilka lat. Pozwala nie tylko tworzyć, lecz także udostępniać faktury strukturalne, przy czym aktualnie jest to rozwiązanie dobrowolne. Ma się to zmienić od 2026 roku - każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z KSeF w swojej firmie. Jak wystawiać faktury w tym systemie? Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA i czego ono dotyczy? O czym musimy pamiętać?
Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie jest niczym skomplikowanym. KSeF - jak wystawić fakturę? Podatnicy korzystający z takiej opcji muszą się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. Cały proces składa się z następujących działań:
Kiedy faktura zostanie odrzucona? Ma to miejsce wtedy, gdy struktura XML faktury nie jest zgodna z aktualnie obowiązujących schematem faktury strukturalnej. Dodatkowo podatnicy mogą pobierać zakupowe faktury. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, faktury kosztowe będzie można pobierać z rządowej platformy. Sprzedawca nadal będzie miał do dyspozycji papierowe dokumenty, gdyż je także będzie można pobrać w systemie. Pamiętajmy jednak o tym, że wystawione faktury w Krajowym Systemie e-Faktur uznawane są za otrzymane wraz z dniem przydzielenia numeru identyfikującego.
Jedną z kwestii, która nurtuje wielu przedsiębiorców, jest KSeF faktury dla osób fizycznych. Podczas dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorca może dobrowolnie wystawiać faktury także dla osoby prywatnej. Pamiętajmy jednak o tym, że taka osoba nie ma dostępu do indywidualnego konta w KSeF (nie ma NIP-u ani firmy). Należy zatem przekazać klientowi numer KSeF faktury, tak aby mógł ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie dostępu anonimowego.
Uzyskanie dostępu do wystawionej faktury wymaga jedynie wprowadzenia jej numeru KSeF na stronie Ministerstwa Finansów. Jednakże, gdy podatnik postanowi wystawiać wszystkie faktury w ramach KSeF, to w sytuacji, gdy sprzedaż nie jest objęta obowiązkowym fakturowaniem poprzez ten system, trzeba spełnić dodatkowe warunki. Istotne jest to, że procedura VAT OSS odnosi się do sprzedaży towarów i usług elektronicznych, nadawczych i telekomunikacyjnych na rzecz osób prywatnych z innych krajów Unii Europejskiej. To wskazuje, że jest to najczęściej sprzedaż na rzecz osób fizycznych.
Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA KSeF? Zacznijmy od tego, że jest ono składane wtedy, gdy nie mamy możliwości przeprowadzenia autoryzacji elektronicznej w KSeF. Formularz ten służy do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień w papierowej formie. Z jego pomocą można nadać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur zarówno sobie, jak i innym pracownikom. Wypełnienie formularza nie jest trudne i nie zabiera wiele czasu. W pozycji 1 wprowadzamy NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje/odbiera uprawnienie do KSeF. Pozycję 4 z kolei wypełniamy wtedy, gdy składamy więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA. Kolejne części to:
Podsumowując, zauważyć trzeba, że Krajowy System e-Faktur stanowi znaczne ułatwienie codziennych zadań w przedsiębiorstwach. Póki co korzystanie z niego jest dobrowolne, jednak od kolejnego roku ma się to zmienić. Każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z KSeF w swojej działalności, uzyskując dostęp do wielu przydatnych funkcjonalności.
