Image by jacqueline macou from Pixabay
Krajowy System e-Faktur w największym stopniu dotknie przedsiębiorców i biura rachunkowe. Jest to system służący do tworzenia faktur, a przy prowadzeniu własnej firmy zazwyczaj przedsiębiorca za to odpowiada. Jeżeli chcemy nadać uprawnienia innym osobom lub biurom rachunkowym, trzeba przeprowadzić autoryzację w Krajowym Systemie e-Faktur. Jak przebiega uwierzytelnienie w KSeF? Jak odbywa się nadawanie uprawnień i o czym trzeba pamiętać?
Na szczęście uwierzytelnienie w KSeF nie jest trudnym zadaniem. Jeśli wygenerujemy token do łączenia się z tym systemem, który można wgrać przykładowo w systemie księgowym, zadbajmy o to, aby nie miały do niego dostępu nieupoważnione osoby. Okazuje się, że proces uwierzytelnienie może odbywać się:
Wybór formy jest zależny głównie od rodzaju firmy, która zamierza dokonać autoryzacji. Jak już wiemy, autoryzacja w KSeF może odbywać się poprzez token - to ciąg znaków alfanumerycznych generowany z poziomu KSeF. Do tokena można z powodzeniem przypisać uprawnienia bez wskazywania osoby, dlatego jest to uniwersalne rozwiązanie dla przedsiębiorców.
Zmiana, odbieranie lub nadawanie uprawnień w KSeF dokonywane jest za pomocą oprogramowania interfejsowego, które dostępne jest na stronie ksef.podatki.gov.pl. Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty, jednak wcześniej trzeba się uwierzytelnić w systemie. Po pomyślnym przeprowadzeniu tego zadania możemy przypisać użytkownikom uprawnienia, zależnie od ich ról. Warto wiedzieć, że nadawanie uprawnień, ich zmiana lub odbieranie, wymagają wskazania konkretnych informacji, takich jak:
W niektórych przypadkach można skorzystać z papierowej formy nadawania lub odbierania uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur. Do tego celu służy formularz ZAW-FA, jednak jest t przewidziane jedynie dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w systemie w elektroniczny sposób.
Kolejną ważną kwestią dla przedsiębiorców jest KSeF faktury dla osób fizycznych. Podczas dobrowolnego korzystania z systemu, przedsiębiorca ma możliwość wystawiania faktur także dla osób prywatnych. Pamiętajmy jednak o tym, że taka osoba nie ma dostępu do indywidualnego konta w KSeF (nie ma firmy ani NIP-U). W efekcie trzeba przekazać klientowi numer KSeF faktury, tak aby mógł ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie anonimowego dostępu. Aby uzyskać dostęp do wystawionej faktury, klient ma za zadanie wprowadzić numer dokumentu na stronie Ministerstwa Finansów. Jest to oczywiście pełnoprawny dokument, nawet mimo tego, że nabywca nie ma konta w Krajowym Systemie e-Faktur.
Ważne jest to, że gdy KSeF stanie się obowiązkowy, trzeba będzie nadawać kod QR fakturom sprzedaży. Ustawa o VAT wskazuje, że gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik musi zapewnić takiemu nabywcy dostęp do faktury strukturalnej poprzez podanie kodu QR i danych pozwalających zidentyfikować fakturę lub oznaczenie kodem QR pozwalającym na dostęp do tej faktury w KSeF (wtedy, gdy faktura jest użyta poza systemem).
Konieczność wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wejdzie w życie już lada dzień. Przedsiębiorcy będą musieli korzystać z tego systemu od:
Jeśli chodzi o najmniejszych podatników (ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie) - termin wdrożenia KSeF odroczono do 1 stycznia 2027 roku.
