materiały partnera
Aplikacja tworzona pod konkretny proces może połączyć etapy pracy w spójny mechanizm, ograniczyć ręczne operacje i udostępnić użytkownikom dokładnie te funkcje, których potrzebują.
Gotowe systemy można uruchomić szybko i bez projektowania rozwiązania od podstaw. Dobrze sprawdzają się tam, gdzie proces jest typowy, a firma może dopasować sposób pracy do możliwości programu. Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja działa inaczej niż model przewidziany przez producenta.
Przykładem może być obsługa zamówienia przechodzącego przez sprzedaż, magazyn, księgowość i logistykę. Jeśli każdy dział korzysta z innego narzędzia, te same dane bywają kopiowane kilka razy. Z czasem powstają dodatkowe arkusze i procedury uzupełniające braki oprogramowania.
Sygnałem do przeanalizowania sytuacji są między innymi:
wielokrotne przepisywanie tych samych informacji;
ręczne tworzenie raportów z kilku źródeł;
brak jednego miejsca do sprawdzania statusu sprawy lub zamówienia;
korzystanie z arkuszy jako pośrednika między systemami;
powtarzanie wielu czynności według tego samego schematu.
Nie każdy taki problem wymaga budowania nowego systemu. Czasem wystarczy integracja istniejących narzędzi albo automatyzacja pojedynczego etapu. Najpierw trzeba ustalić, gdzie naprawdę powstaje strata czasu lub informacji.
W rozwiązaniu przygotowanym na zamówienie punktem wyjścia jest sposób działania firmy. Najpierw opisuje się role użytkowników, źródła danych, kolejne etapy procesu oraz wyjątki występujące w praktyce. Dopiero potem można zdecydować, jakie funkcje powinny znaleźć się w aplikacji.
Dzięki temu system nie musi zawierać dziesiątek modułów wykorzystywanych sporadycznie. Pracownik magazynu może widzieć zadania związane z kompletacją, handlowiec historię kontaktu i etap sprzedaży, a osoba zarządzająca raporty potrzebne do kontroli procesu. Ten sam mechanizm może pobierać dane z kilku źródeł i przekazywać je dalej bez ręcznego kopiowania.
Jeżeli sposób obsługi klienta, wyceny lub realizacji zamówienia został wypracowany przez lata, narzucenie innego modelu pracy tylko dlatego, że wymaga go gotowy program, może komplikować dobrze działające procedury.
Nowy system rzadko funkcjonuje całkowicie samodzielnie. W firmie mogą już działać CRM, ERP, księgowość internetowa, sklep lub system magazynowy. Dlatego ważną cechą aplikacji biznesowej jest możliwość wymiany danych z otoczeniem.
Integracja może sprawić, że informacja wprowadzona w jednym miejscu automatycznie trafia do kolejnych etapów procesu. Zamówienie ze sklepu może pojawić się w systemie operacyjnym, jego status może zostać przekazany do obsługi klienta, a odpowiednie dane trafić do księgowości. Zamiast tworzyć kolejną wyspę informacyjną, aplikacja staje się warstwą łączącą używane narzędzia.
W takim kontekście można rozpatrywać aplikacje dedykowane. MadeByRogal projektuje rozwiązania dopasowane do procesów biznesowych, w tym aplikacje webowe, systemy CRM i ERP oraz integracje między systemami. Taki zakres ma znaczenie wtedy, gdy problem firmy nie sprowadza się do braku pojedynczej funkcji, lecz dotyczy przepływu danych pomiędzy kilkoma obszarami pracy.
Jednym z częstych błędów jest przeniesienie do aplikacji każdego dotychczasowego kroku bez sprawdzenia, czy nadal ma sens. Jeśli pracownik ręcznie kopiuje dane z formularza do arkusza, a później z arkusza do systemu, cyfrowe odwzorowanie trzech etapów nie rozwiązuje problemu. Lepszym rozwiązaniem może być zapisanie danych od razu w miejscu docelowym.
Przed rozpoczęciem prac dobrze jest rozdzielić czynności na trzy grupy:
operacje wymagające decyzji człowieka, na przykład zatwierdzenie nietypowej wyceny;
powtarzalne operacje możliwe do automatyzacji, takie jak przekazywanie danych lub generowanie dokumentu;
kroki istniejące tylko dlatego, że obecne narzędzia nie komunikują się ze sobą.
Taka analiza pomaga uniknąć utrwalania starych ograniczeń w nowym systemie i ułatwia zbudowanie pierwszej wersji aplikacji wokół funkcji, które faktycznie usuwają wąskie gardła.
Procesy biznesowe nie są stałe. Pojawiają się nowe kanały sprzedaży, źródła danych, role pracowników i wymagania klientów. Z tego powodu aplikacja dedykowana nie powinna być traktowana jako zamknięty projekt o niezmiennym zakresie.
Pierwsza wersja może obejmować najważniejszy proces i podstawowe integracje. Kolejne funkcje można dodawać, gdy użytkownicy pracują już na realnym rozwiązaniu i wiadomo, które usprawnienia rzeczywiście są potrzebne. Zamiast projektować rozbudowany system na podstawie hipotetycznych potrzeb, firma obserwuje rzeczywiste wykorzystanie funkcji i rozwija te elementy, które mają znaczenie w codziennej pracy.
Najbardziej odczuwalną korzyścią z własnego oprogramowania nie musi być liczba funkcji. Często ważniejsze jest skrócenie drogi od rozpoczęcia zadania do jego zakończenia. Użytkownik nie zastanawia się wtedy, gdzie znajduje się aktualna wersja danych, do którego systemu ma je przepisać ani komu przekazać informację o zmianie statusu.
Aplikacje dedykowane mają największy sens wtedy, gdy rozwiązują konkretny problem procesowy: porządkują przepływ informacji, łączą używane narzędzia, automatyzują powtarzalne działania albo udostępniają pracownikom jeden spójny widok pracy. Technologia jest tu środkiem. O jakości rozwiązania decyduje przede wszystkim to, czy po wdrożeniu proces staje się prostszy, bardziej przewidywalny i łatwiejszy do rozwijania.
