Każdy przedsiębiorca niezależnie od wielkości firmy, którą prowadzi, może zdecydować się na korzystanie z programu do wystawiania faktur. Ich odpowiedni dobór jest kluczowy, ponieważ system ma za zadanie nie tylko znacząco usprawnić sporządzenie dokumentów, ale przede wszystkim pozytywnie wpłynąć na płynność pracy i bezpieczeństwo gromadzonych danych.
Przy wyborze odpowiedniego programu kluczowe jest, aby zwrócić uwagę na poniższe kryteria:
Program musi być intuicyjny, prosty i przejrzysty. Wystawianie faktur nie powinno sprawiać żadnego problemu. Czytelność wszystkich możliwych funkcji, logiczne ich rozmieszczenie oraz zastosowanie niezbędnych aplikacji, będzie kluczowym czynnikiem przy szybkim i prostym sporządzaniu dokumentów.
Darmowe programy posiadają limity dotyczące ilości wystawianych faktur. Warto to wziąć pod uwagę, ponieważ po ich przekroczeniu może pojawić się problem ze sporządzeniem dokumentu.
Możliwość wystawienia jedynie faktury VAT to za mało. Dobry program powinien także uwzględniać inne typy dokumentów np. faktura korygująca, zaliczkowa, marży czy proforma.
Program musi posiadać możliwość edytowania dokumentów i to na każdym etapie. Ważne jest także, aby nanoszenie poprawek nie wiązało się z ograniczeniami.
Dobry program musi zapewnić możliwość wysyłania dokumentów drogą elektroniczną. To spore ułatwienie, ponieważ po sporządzeniu faktury można od razu przesłać ją do odbiorcy.
Może zaistnieć konieczność wystawienia faktury kontrahentowi z zagranicy, dlatego warto zwrócić uwagę czy program ma funkcję sporządzenia dokumentu w obcym języku i walucie. Taka możliwość będzie sporym ułatwieniem w rozpoczęciu handlu międzynarodowego.
Każdy program powinien posiadać szereg zabezpieczeń, które skutecznie ochronią wszystkie dane przed działaniem osób niepożądanych lub złośliwym oprogramowaniem.
Warto sprawdzić, czy system dysponuje bazą wiedzy lub możliwością skorzystania z pomocy technicznej w sytuacji wystąpienia problemów. Przy wyborze odpowiedniego programu do wystawiania faktur, ważne będą także udogodnienia związane z autoryzacją, do których można zaliczyć:
Wybierając prosty program do faktur, warto zwrócić uwagę, aby posiadał on możliwość wyszukiwania odbiorców po nr NIP. Po wpisaniu odpowiedniego numeru, dane kontrahenta są pobierane z systemu GUS i automatycznie uzupełniane na fakturze.
Odpowiedni program powinien także automatycznie sprawdzać kontrahenta, czy jest on czynnym podatnikiem VAT oraz, czy nie widnieje w bazie dłużników. Pozwoli to na uniknięcie kłopotów z nierzetelnymi odbiorcami.
Przejrzysty interfejs to nie tylko sprawna obsługa, ale również możliwość korzystania z programu na urządzeniach mobilnych. Taka opcja jest niezwykle korzystna dla osób często przebywających poza biurem. Umożliwi to wystawienie faktur w dowolnym miejscu, wystarczy tablet lub smartfon podłączony do internetu.
Dodatkowym aspektem są także automatyczne aktualizacje, zgodne z przepisami prawa, które dość często ulega zmianie, dlatego nie każdy przedsiębiorca jest na bieżąco z obowiązującymi przepisami. Poprawność sporządzania dokumentów jest niezwykle ważna, dlatego warto upewnić się, że to dostawca oprogramowania ma obowiązek jego aktualizacji. Takie rozwiązanie to nie tylko bezpieczeństwo czy wygoda, ale także oszczędności. Warto również pamiętać o kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Przedsiębiorcy mają obowiązek zabezpieczyć swoich klientów indywidualnych lub prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Takie zadanie również spoczywa na dostawcy systemu.
Decydując się na konkretny program do wystawiania faktur, warto także zwrócić uwagę na CRM. To narzędzie, które ma za zadanie zarządzać i usprawnić relację z klientami i pracownikami. Taka integracja to nie tylko możliwość stałego monitorowania wpłat bankowych, ale również wysyłanie przypomnienia o zapłacie należności. Możliwe jest także cykliczne wystawienie i wysyłanie faktur. CRM gromadzi informację o klientach, dzięki czemu można sprawdzić historię współpracy czy strategię sprzedażową. Dodatkowo pozwala na szybki kontakt z odbiorcami, gromadząc ich dane w postaci adresów mailowych czy nr telefonów. CRM to również dobra organizacja pracy poprzez tworzenie listy zadań czy prowadzenie terminarza.
To, jakie możliwości będzie posiadać program, w dużej mierze zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy. Oczywistą zaletą jest usprawnienie prowadzenia działalności gospodarczej, niemarnowanie czasu na ręczne wystawianie faktur czy uniknięcie błędów i pomyłek. Jednak w przypadku prowadzenia firmy, dla przedsiębiorcy kluczowy jest jej rozwój, dlatego decydując się na konkretny program, warto uwzględnić powyższe aspekty. To nie tylko łatwy i prosty sposób sporządzania dokumentów, ale przede wszystkim relacje biznesowe pozwalające na zwiększenie sprzedaży. Dla każdego przedsiębiorcy ważne jest również sprawne zarządzanie firmą. Dobry program do wystawiania faktur, znacząco usprawni całą procedurę. Pozwoli na sprawny kontakt z klientem, poinformuje o nieuregulowanych należnościach czy wpłatach, jakie zostały zaksięgowane. Dodatkowo prowadzenie kalendarza usprawni prace przedsiębiorcy bez obaw, że coś ważnego umknie jego uwadze. Wszystkie te działania są oparte na bieżących i bezpiecznych aktualizacjach, które wykonuje dostawca, a także prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
