Osoby prowadzące własne działalności gospodarcze są zobowiązane do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej lub poprzez faktury. Firmy kupując towar od innych kontrahentów posługują się fakturami, w celach rozliczeń z Urzędem. Natomiast osoby fizyczne otrzymują przede wszystkim paragony. Jeśli jednak zażądają faktury przedsiębiorca powinien je wystawić. Jak powinna wyglądać taka faktura, kiedy można ją wystawiać oraz jakie dane ma zawierać, aby była poprawna?
Jakie dane na fakturze dla osoby fizycznej?
Informacje, które są wymagane na fakturze dla osoby fizycznej określa ustawa o VAT w artykule 106e ust.1. Dane te dotyczą m.in. numeru VAT i NIP, których rubryki pozostają puste (nie należy wpisywać numeru PESEL). Dodatkowo wypełnia się standardowe pola jak Imię i nazwisko, adresy, kwoty netto, jednostki miary, kwoty rabatów, stawki VAT, należności brutto, sprzedane towary i odpowiednie daty.
Jakie terminy na wystawienie faktury dla osoby nieprowadzącej działalności?
Wystawianie faktur na osoby fizyczne wiąże się z przestrzeganiem odpowiednich terminów. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie o podatku VAT, firmy są zobowiązane do stworzenia rachunków imiennych w czasie nie przekraczającym 3 miesięcy, liczonych od końca miesiąca w którym wykonano usługę bądź sprzedano towar lub otrzymano zapłatę albo jej część. Jeśli jednak nabywca żądanie zgłosił po upływie tego okresu, przedsiębiorca nie ma obowiązku go spełniać. Osoba prowadząca działalność powinna mieć na uwadze terminy takie jak:
- wystawienie faktury przed 15 dniem miesiąca następującego po miesiącu w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Jednak tylko w przypadku żądania zgłoszonego do końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź dostarczono towar.
-wystawienie faktur przed 15 dniem od dnia zgłoszenia żądania, jeśli wniesione ono zostało po upływie miesiąca w którym wykonano usługę bądź dostarczono towar.
Wystawiania faktur do paragonów dla osoby fizycznej
Jeśli spełnione zostały wymagania dotyczące terminów, przedsiębiorca ma obowiązek wydać fakturę do paragonu wcześniej wystawionego. Natomiast w przypadku przekroczenia 3 miesięcy od nabycia towaru lub wykonania usługi, sprzedawca ma prawo odmówić jej wystawienia, zaznaczając, że może to zrobić, lecz związane jest to z jego dobrą wolą. Osoba prowadząca firmę w tym przypadku nie ma obowiązku poprawiania raportów wysyłanych w pliku JPK. Informacje takie powinny być zawarte w łącznym raporcie miesięcznym na kasie fiskalnej. Jednak jeśli wystawienie faktury do paragonu dotyczyło by innego przedsiębiorcy należy uwzględnić taką sytuację w rejestrze VAT (JPK_VAT). Dodatkowo od 1 stycznia 2020 roku wchodzą w życie przepisy, które ograniczają wystawianie faktur do paragonów. Po nowelizacjach, aby dokonać takiego działania wymagany będzie numer NIP na paragonie.
Jak wystawić fakturę dla osoby fizycznej?
Wystawianie faktur dla osób fizycznych nie różni się znacząco od stworzenia faktury dla innej firmy. Zmieniają się jedynie dane oraz pozostają puste pola w rubrykach dotyczących numeru NIP i VAT. Można je wystawiać w programach do księgowości, przez internet w aplikacjach bądź ręcznie (co jest obecnie bardzo rzadko spotykane).
