Krajowy System e-Faktur jest nowoczesnym narzędziem, który wprowadza unikalne standardy w zakresie fakturowania w naszym kraju. Aktualnie z takiej opcji przedsiębiorcy korzystają dobrowolnie, jednak od 2026 ma się to zmienić - KSeF stanie się obowiązkowy. Co jeszcze trzeba wiedzieć o działaniu systemu? Jakie daje możliwości i do czego służy przedsiębiorcom?
Krajowy System e-Faktur (KSeF_ jest programem komputerowym, pozwalającym na sprawne odbieranie i wystawienia faktur strukturalnych. W centralnym rejestrze można przechowywać faktury wystawione w elektronicznej formie. Mają one określoną strukturę i są zgodne z wzorem faktury strukturalnej, dlatego można liczyć na automatyczną obsługę dokumentów przez różnorodne systemy księgowe. System ten z pewnością zrewolucjonizował to, w jakie sposób firmy dokumentują i raportują dokonywanie transakcje. Do dyspozycji mamy łatwe archiwizowanie faktur, dbałość o ekologię i lepszą kontrolę nad dokumentacją podatkową. Poza tym KSeF pozwala na analizowanie i kontrolowanie podawanych danych z faktur ustrukturyzowanych. Można korzystać z wysyłania komunikatów o wystawieniu, braku możliwości wystawienia lub odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF w firmach były już kilkukrotnie przesuwane. Ministerstwo Finansów wskazuje, że każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z KSeF od 2026 roku. Dobrowolne użytkowanie jest możliwe od 2022 roku, dzięki czemu można zapoznać się z systemem i przygotować do wdrożenia w swojej działalności. Przedsiębiorcy dotychczas korzystający z tradycyjnych metod fakturowania, będą musieli dostosować programy księgowe do nowych wymagań. Na szczęście mamy na to jeszcze sporo czasu, przy czym warto już teraz bliżej zapoznać się z funkcjonalnościami Krajowego Systemu e-Faktur.
Pamiętajmy o tym, że obowiązkowy KSeF odnosi się do każdego przedsiębiorcy prowadzącego firmę w Polsce, bez względu na branżę i wielkość. To oznacza, że nawet najmniejsze, jak i największe organizacje będą korzystać z programu. Ten obowiązek odnosi się także do wystawiania faktur na rzecz konsumentów. Pozostali przedsiębiorcy, którzy wcześniej nie korzystali z elektronicznych faktur, muszą liczyć się z przystosowaniem procesów księgowych do nowego systemu. Wszelkie wystawiane faktury będą zatem zgodne ze wzorem faktur strukturalnych i przetwarzane poprzez aplikację podatnika KSeF.
Jakie zalety niesie za sobą korzystanie z KSeF w swojej firmie? Zalet jest całe mnóstwo, przez co szerokie grono przedsiębiorców już teraz korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur. Najważniejsze korzyści z wdrożenia KSeF w firmie to:
Mniej biurokracji - faktury znajdują się w jednym miejscu, dzięki czemu księgowość staje się czytelna i łatwa w obsłudze. Mniej użyteczne staną się zatem faktury papierowe, które zastępowane są wersją elektroniczną. To z kolei ułatwia wymianą plików i informacji między podmiotami.
Podsumowując, warto zauważyć, że wprowadzenie KSeF w swojej firmie daje wiele nowych możliwości i udogodnień. Musimy pamiętać o tym, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców od 2026 roku. Korzystanie z takiego systemu na szczęście jest proste, wygodne, intuicyjne i niezwykle komfortowe.
